Der Ablaufplan zur Vorbereitung auf das Kindergartenjahr 2024/25 dient als Arbeitshilfe für Einrichtungsleitungen, Fachberatungen und andere Trägervertretende. Die folgenden, beschriebenen Abläufe gelten für alle von der Stadtgemeinde Bremen geförderten Einrichtungen der Tagesbetreuung für Kinder (Kitas, Krippen, Sozialpädagogische Spielkreise, Horte und Lückeprojekte) sowie für Kindertagespflege (ohne ergänzende Kindertagespflege).
Der Ablaufplan beschreibt regelhafte Abläufe und legt Zuständigkeiten für Träger und Einrichtungsleitungen, den Fachberatungen der Kindertagespflege, sowie dem Referat 52 Ausbauplanung Kita und der Fachlichen Leitstelle (Eltern- und Trägerservice) in der Behörde der Senatorin für Kinder und Bildung (SKB) fest.
Genauere Informationen zu den rechtlichen Grundlagen sowie Zuständigkeiten und Kontaktpersonen finden Sie in diesem Dokument (pdf, 558.2 KB).
In Anlage 2 (pdf, 561.8 KB) finden Sie eine ausführliche Beschreibung zur Dokumentation des Aufnahmeverfahrens. Wichtig ist, dass jede Einrichtung ihre Entscheidung zu jeder vorliegenden Anmeldung rechtssicher dokumentiert und darlegen kann.
[H§ Vorgabe Umgang Priorisierung]
Anlage 3 beschreibt den Umgang mit der Priorisierung der Anmeldungen durch die Eltern. Im Vorfeld haben sich die SKB und die Träger auf die Anwendung des Konzeptes der „Führenden Einrichtung“ verständigt.
In der Tabelle „Zeitlicher Ablauf KGJ 24-25“ (Anlage 1 zum Ablaufplan) ist der zeitliche Ablauf zur Vorbereitung auf das KGJ 2024/25 (pdf, 545.6 KB) genau beschrieben, inkl. Federführung und weiteren Erläuterungen. Den zeitlichen Ablaufplan finden Sie zusätzlich über das Aufklappmenü.
| Ziffer | Wann | Was | Federführung | Erläuterungen |
|---|---|---|---|---|
| 0 | fortlaufend | Ausgabe der Kinder-IDWenn Eltern/Sorgeberechtigte die Kinder-ID nicht vorlegen können, sollen sie diese bei der Fachlichen Leitstelle per E-Mail (verschlüsselte Datei-Anhänge) erfragen. In Fällen mit besonderem Unterstützungsbedarf kann sich ersatzweise auch die Einrichtungsleitung per E-Mail an die Fachliche Leitstelle wenden. Notwendige Angaben zur Ausstellung der Kin-der-ID:- Name, Vorname, Geburtsdatum- Meldebescheinigung und Geburtsurkunde (als Kopie bzw. als Scan)[Zelle]SKB – Fachliche Leitstelle (Eltern- und Trägerservice) | Eltern / Sorgeberechtigte erhalten per Post auf Anfrage die Kinder-ID für unterjährige AnmeldungenSollte das betreffende Kind nicht in den EMA-Daten enthalten sein, z.B. weil die Familie erst kürzlich zugezogen ist, wird die Fachliche Leitstelle die Adresse der Familie bei der Einrichtung erfragen und eine Geburtsurkunde sowie eine Meldebescheinigung oder einen anderen Nachweis (z.B. Mietvertrag einer zukünftigen Bremer Wohnadresse) anfordern. Dies ist notwendig, um den Betreuungsanspruch der Familie zu belegen. Dieser besteht nur für Kinder, die in Bremen wohnhaft sind.Tagesbetreuung(at)kinder.bremen.de | |
| 1 | fortlaufend | Verfahren bei Mehrfachanmeldung eines Kindes - Kollision der Kinder IDWenn ein Kind für den gleichen Vertragszeitraum mehrfach angemeldet wird, MUSS das bereinigt werden. (hier geht es nicht um ergänzende Betreuungsverträge)Die Bereinigung der Kollision ist in jedem Einzelfall notwendig! | Einrichtungsleitungen/Kindertagespflege | Wenn die Einrichtungsleitung einen Vertrag für ein Kind machen möchte, es aber bereits einen Vertrag im Kita-Planer hat, wird dies der Einrichtungsleitung angezeigt. Es folgt eine Warnung im Kita-Planer. Diese Warnung darf nicht einfach ignoriert oder weggeklickt werden. Es ist eine Abstimmung mit der anderen beteiligten Einrichtung bzw. der Kindertagespflege notwendig! |
| 2 | fortlaufend | Verfahren mit Anmeldungen von Kindern, die ihren Hauptwohnsitz außerhalb der Stadtgemeinde Bremen haben: Eltern / Sorgeberechtigte sind zu informieren, dass der Höchstsatz zu zahlen ist. Beratungshilfe unter Service-Bremen (https://bit.ly/3RJI0Ks) | Einrichtungsleitungen / Kindertagespflege | Die Aufnahme von Kindern, die ihren Hauptwohnsitz außerhalb der Stadtgemeinde Bremen haben, ist nachrangig gegenüber angemeldeten Bremer Kindern. Die diesbezüglichen Vorgaben des Brem AOG sowie die Konsequenzen der Aufnahme eines "Niedersachsenkindes" für die Familie (Höchstsatzfestsetzung) sollen im Beratungsgespräch von den Einrichtungsleitungen deutlich kommuniziert werden |
| 3 | fortlaufend | Erstgespräche für den Einstieg in das System der Kindertagesbetreuung in Bremen | Einrichtungsleitungen / KindertagespflegeSKB - Fachliche Leitstelle (Elternservice) | Obligatorische Inhalte der Erstinformation:Ø Erläuterung des Bearbeitungs- und Zusageverfahrens (inkl. jährlicher Anmeldung)Ø Erläuterung der gesetzlichen Auswahlkriterien des § 6 BremAOG,Ø Erläuterung der BeitragsordnungØ Information zu Tagespflege und deren Gleichrangigkeit zur Sicherstellung der individuellen Rechtsansprüche von unter 3-Jährigen,Ø Information über die beiden optionalen Möglichkeiten für den Fall, dass kein Platzangebot gemacht werden kann und deren jeweilige rechtliche Bedeutung:a) entweder Verbleib auf einer einrichtungsbezogenen Warteliste oder b) Weitergabe des Antrags (an andere Einrichtung oder SKB). |
| 4 | fortlaufend | Information für die Fachliche Leitstelle, wenn Betreuungsumfänge reduziert werden. | Trägervertreter:inSKB - Fachliche Leitstelle (Elternservice) | Wenn Einrichtungen den vereinbarten Betreuungsumfang über eine länger Zeit nicht sicherstellen können, z.B. infolge anhaltenden Personalmangels oder wegen dem Wegfall einer Assistenzkraft, bittet die Leitstelle um eine entsprechende Mitteilung. Hintergrund: Es wird erwartet, dass Eltern in diesen Fällen Beiträge zurückfordern. Die Leitstelle könnte, sofern sie schon informiert ist, solche Anliegen bereits mit Performa vorbesprechen und schnellere Entscheidungen herbeiführen.Dies betrifft nicht die Meldepflichten an das Landesjugendamt - hier bitte die gewohnten Meldewege einhalten. |
| 5 | fortlaufend | Meldung von Gruppen und einzelnen Plätzen, die temporär nicht im Betrieb sind und von ursprünglich geplanten Gruppen, die nicht in den Betrieb genommen werden können. | Trägervertreter:in / KindertagespflegeRef. 52 Ausbauplanung Kita | Wenn einzelne Plätze oder eine bzw. mehrere ganze Gruppen nicht belegt werden kann für mehr als einen Monat: Mail an kita-ausbauplanung@bildung.bremen.deNotwendige Infos: 1. Kita-Name (EDV-Nr) + Trägername2. Welche Angebotsart ist betroffen, mit wie vielen Plätzen3. Was ist der Grund.4. Wann geht das Angebot voraussicht wieder in den Betrieb. |
| 6 | fortlaufend | Abstimmung zur generellen Angebotsveränderung | Trägervertreter:in / KindertagespflegeRef. 52 Ausbauplanung Kita | Angebotsveränderungen müssen VOR der Umsetzung durch das Referat 52 Ausbauplanung Kita genehmigt werden, sofern der Träger die Zahlung von Zuwendungen erwartet. Nehmen Sie rechtzeitig Kontakt auf (Siehe Ansprechpersonen in Ref 52). |
| 7 | fortlaufend | kontinuierlich sozialräumliche Zusammenarbeit und Vernetzung | Einrichtungsleitungen / Kindertagespflege / SKB - Fachliche Leitstelle | zur gegenseitigen Information, u.a. mit der Möglichkeit der regionalen Weitergabe von Anmeldungen über den Kita-Planer und der zeitnahen Wiederbelegung freier Plätze |
| 8 | fortlaufend | Verfahren bei Umzügen - Wechsel der Einrichtung bei einem bestehenden Vertrag für die gleiche Angebotsart. Beratung der Eltern / Sorgeberechtigten: Neuanmeldung abgeben in neuer Wunsch-Einrichtung inkl. Haken setzen bei dem Feld "Hat innerhalb der gleichen Altersgruppe bereits einen Betreuungsplatz". Im Kita-Planer erfassen als "Wecheselkind". | Einrichtungsleitungen / Kindertagespflege | In der neuen Wunscheinrichtung ist die Anmeldung gemäß AOG zu beachten und zählt nicht als Bestandskind.Die Leitstelle empfiehlt Eltern den bestehenden Vertrag aufrecht zu halten bis ein Platz am neuen Wohnort gefunden ist. Je nach Entfernung alter/neuer Wohnort ist das jedoch nicht immer praktikabel. |
| 9 | Okt 23 | Aufforderung an Eltern / Sorgeberechtigte bei Bedarf die Verlängerung bestehender Betreuungsverträge zu beantragen und ihre Daten zu aktualisieren. Die Fachliche Leitstelle stellt unterstützendes Material zur Verfügung. | Einrichtungsleitungen / Kindertagespflege | Aufforderung an Eltern einen Account im Kita-Portal anzulegen (falls noch nicht geschehen) und dort die Verlängerung des bestehenden Vertrages für das Kindergartenjahr 2024/25 zu beantragenDie Beantragung der Vertragsverlängerung beinhaltet eine Aktualisierungsabfrage, um sicher zu stellen, dass Veränderungen z.B. von Adressdaten, Bedarfen von Früh- und Spätdiensten etc. bekannt gemacht werden. |
| 10 | bis zum 31.10.23 | NUR für richtlinienfinanzierte Träger relevant:Statistik "3a" | Einrichtungsleitungen/Kindertagespflege | Zum Stichtag 31.12.2023: Formular "3a" an Referat 13 bei SKB schicken. Die Kinderliste Anlage 3a ist gemeinsam mit dem Antrag einzureichen. |
| 11 | Okt 23 bis 31.01.24 | Verlängerung und Aktualisierung bestehender Verträge | Einrichtungsleitungen / Kindertagespflege | Spätestens bis zum Start des Zusageverfahrens sollten alle Vertragsverlängerungen bearbeitet worden sein. Je früher geklärt ist, wie viele Kinder im Standort verbleiben, desto wahrscheinlicher ist der pünktliche Start der neuen Aufnahmeplanung.Die Leitstelle empfiehlt Eltern von sog. Kann-Kindern (baldige Schulkinder) den bestehenden Vertrag aufrecht zu halten bis das tatsächliche Eintrittsdatum in den Schulbetrieb feststeht. |
| 12 | Dez 23 | Informations-Paket für Eltern / Sorgeberechtigte, deren Kinder zu Beginn des KGJ 2023/24 das 1. Lebensjahr vollendet haben werden und bislang noch keinen Betreuungsvertrag haben.Informations-Paket für Eltern / Sorgeberechtigte, deren Kinder noch keinen Betreuungsvertrag haben, die aber als fünfjährige (Vorschul-) Kinder prioritär zu berücksichtigen sind in der Aufnahme auf freie Plätze. | SKB – Fachliche Leitstelle (Eltern- und Trägerservice) | Eltern / Sorgeberechtigte erhalten durch verschiedene Medien und Verbreitungswege, wie z.B. Anschreiben, Presse, Flyer und via Internetkommunikation, die zielgruppenorientiert formuliert sind und damit auch in mehreren Sprachen zur Verfügung stehen, Informationen über das Kita-System einschl. dem Anmelde- und Aufnahmeverfahren. |
| 13 | Dez 23 | Schriftliche Informationen auf regionaler Ebene für:• Trägervertretungen (Einrichtungsleitungen & Regionalleitungen)• Fachberatung der Kindertagespflege• Vertretungen des Stadtteilbeirates / OA• Fachliche Leitstelle (Eltern- und Trägerservice)• Referatsleitung "Junge Menschen" des AfSD• Beratungsstellen für Elternvereine | SKB - Ref 52 Ausbauplanung Kita | Themen:• Bewertung der aktuellen Nachfrage und Belegung• Vorbereitung und Planung auf das nächste KGJ, Grundlagen sind statistische Daten zur Bevölkerungsentwicklung, Daten zu Unversorgten Kindern, bereits beschlossene Ausbauprojekte |
| 14 | Jan 24 | Hauptanmeldephase U3 & Ü3 für das KGJ 2024/25a) Anmeldungen entgegennehmenb) Beratung von Eltern / SorgeberechtigteBei falscher Angebotsart (z.B. Hortanmeldung in Krippe): Absage und BeratungBei Anmeldewunsch VOR oder NACH dem 1.8.24 beraten, was das für die Aufnahme bedeutet.c) Dokumentation von BeratungsgesprächenFamilien sollen sich möglichst alle online über das Kita-Portal registrieren und ihre Anmeldungen dort abschicken!https://kitaportal.bremen.de | Einrichtungsleitungen / Kindertagespflege / SKB - Fachliche Leitstelle | Kinder können prinzipiell jederzeit angemeldet werden. Bei der Anmeldung haben die Sorgeberechtigten (zwangsläufig) eine Priorisierung anzugeben, wenn sie von ihrem Wunsch- und Wahlrecht Gebrauch machen möchten. Die Kita, die als Erstwunsch angegeben wird, ist für die Anmeldung federführend und übernimmt die Kommunikation mit dem evtl. angegebenen Zweit- und Drittwunsch. Die hier genannten Aufgaben gelten in gleicher Weise für unterjährige Aufnahmetermine.Für obligatorische Inhalte des Erst-/Beratungsgesprächs der Einrichtungsleitungen bzw. der PiB-Fachberatungen mit Eltern/Sorgeberechtigten siehe Bemerkungen zu Ziffer 1 dieses Ablaufplans. |
| 15 | Jan 24 | Die Vorteile der Anmeldung über das Kita-Portal u.a.:• Schnellere Kommunikation > schnellere Sicherheit ob es mit dem Platz geklappt hat• Namens- oder Adressänderungen können von Sorgeberechtigten selbst online erledigt werden und automatisch werden alle Kitas darüber informiert• Weniger Erfassungsarbeit bei Einrichtungsleitungen | In absoluter Ausnahme kann die Anmeldung schriftlich bei der Senatorin für Kinder und Bildung abgegeben werden. Bevorzugt auf elektronischem Wege! Schriftliche Anmeldungen sind ggf. durch Einrichtungsleitungen anzunehmen (inkl. Unterstützung beim Ausfüllen, wenn notwendig) und schnellstmöglich an SKB weiter zu leiten. Anmeldungen, die nach dem 2. Februar 2024 bei SKB eingehen, werden als unterjährige Anmeldungen behandelt. | |
| 16 | bis 21.02.24 | Eingabe von Papier-Anmeldungen durch SKB in den Kita-Planer | SKB - Fachliche Leitstelle | Sobald Papier-Anmeldungen ankommen, werden diese von der Fachlichen Leitstelle in den Kita-Planer übertragen. Für die Hauptanmeldephase gilt die Frist: Alle Anmeldungen, die mit einem Poststempel NACH dem 31.1.24 bei SKB eingehen, werden NICHT für die Hauptanmeldephase verarbeitet, sondern gelten nach der Eingabe durch die Fachliche Leitstelle als unterjährige Anmeldungen. |
| 17 | Bis 28.2.24 | Hauptanmeldephase HORT für das KGJ 2024/25a) Anmeldungen von Schulkindern für Hort-Angebote entgegennehmenb) Beratung von Eltern / Sorgeberechtigtec) Dokumentation von Beratungsgesprächen | Einrichtungsleitungen | Plätze der Angebotsart HORT: Erstklässler:innen erhalten eine Kinder-ID, wie auch die Kinder in Angeboten vor dem Schuleintritt.Ab dem 5.2.24 werden Aufnahme- und Ablehnungsbescheide der Schulen verschickt.Eine Zusage für ein HORT-Angebot ist nur dann möglich, wenn KEIN Ganztagsplatz für das Kind zu Verfügung steht (offen oder gebunden). |
